Eine klassische Telefonanlage stellt bereits die grundlegenden Funktionen für eine interne Kommunikation bereit. Sie hat nur einen großen Nachteil: Ist jemand nicht am Platz, hat man meistens keine Möglichkeit, ihm in irgendeiner Form eine Nachricht zukommen zu lassen. Die Firmen, die ein eigenes Computernetzwerk nutzen, können mit spezieller Software auch Voice over IP nutzen. Das ist die englische Bezeichnung für das Telefonieren über den Computer. Dafür benötigt man entweder Mikrofon und Lautsprecher oder aber ein Headset, das beides in sich kostengünstig vereinigt und an den USB-Port des Computers angeschlossen werden kann.
Die Computertelefonie als eine Möglichkeit, die interne Kommunikation kostengünstig und effizient aufbauen zu können, kann über eine Schnittstelle auch mit dem öffentlichen Telefonnetz gekoppelt werden. Häufig wird dazu eine virtuelle Telefonanlage genutzt. Darunter versteht man eine Software, die Kommunikation koordiniert. Wer kostengünstig an eine solche virtuelle Telefonanlage kommen möchte, der sollte sich nach Asterisk umschauen. Diese kostenlose Software basiert auf Linux, kann aber auch an das Betriebssystem Windows angepasst und auf einem Server installiert werden.
Noch effizienter lässt sich die interne Kommunikation gestalten, wenn man in größeren Netzwerken gleich einen E-Mail- und Kommunikationsserver integriert. Dann können auch Messangerfunktionen genutzt werden. Das hat vor allem in der Kundenbetreuung große Vorteile, denn der Kunde am Telefon bekommt hier nicht mit, wenn man im Hintergrund eine Frage von einem anderen Mitarbeiter beantworten lässt. Außerdem sieht man über die Statusanzeige im Messanger, wer gerade verfügbar ist und wer nicht und kann Anrufe zielgerichtet weiterleiten.
Als besonders komfortabel hat sich in dieser Hinsicht der Domino-Server mit Lotus Notes erwiesen. Er unterstützt nämlich nicht nur verschiedene Kommunikationsmöglichkeiten, sondern sorgt auch für einen permanenten Datenabgleich. Nach einer gegenseitig zertifizierten Anmeldung des Clientrechners gleicht die Software den vorhandenen Datenbestand ab. Dabei werden nicht komplette Dateien ausgetauscht, sondern es werden die Inhalte einzelner Datensätze auf Aktualisierungen überprüft und immer die jeweils aktuellste Variante gespeichert. Das wiederum ermöglicht es, dass mehrere Mitarbeiter gleichzeitig eine Datei bearbeiten können, ohne dass es zu einem unerwünschten Überschreiben von Daten kommen würde.
